Tổ chức sự kiện là một hoạt động quan trọng trong kinh doanh, giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, thu hút khách hàng và thúc đẩy doanh số bán hàng. Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện thành công, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đặc biệt là về mặt tài chính. Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đóng vai trò then chốt trong việc quản lý chi tiêu hiệu quả và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Bảng dự trù kinh phí là gì?
Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là một công cụ không thể thiếu để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và hiệu quả. Nó không chì giúp bạn lên kế hoạch chi tiêu hợp lý mà còn giúp kiểm soát rủi ro tài chính và đảm bảo sự kiện đạt được mục tiêu đề ra.
Phân tích từng hạng mục chi phí
1. Địa điểm:
- Thuê địa điểm: Bao gồm chi phí thuê không gian, điện, nước, bãi đậu xe.
- Phí trang trí: Chi phí cho hoa, backdrop, bàn ghế, thảm, đèn trang trí…
- Âm thanh, ánh sáng: Chi phí thuê hoặc mua thiết bị âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng đặc biệt.
- Các chi phí khác: Phí bảo vệ, phí vệ sinh, phí cấp phép…
2. Nhân sự:
- Lương nhân viên: Bao gồm lương cho nhân viên tổ chức, phục vụ, bảo vệ, MC, ca sĩ, diễn viên…
- Chi phí ăn uống, chỗ ở: Chi phí ăn uống, chỗ ở cho nhân viên làm việc tại sự kiện.
- Bảo hiểm: Chi phí bảo hiểm cho nhân viên.
- Phí dịch vụ: Chi phí thuê các dịch vụ như MC, ca sĩ, diễn viên, nhiếp ảnh gia…
3. Quảng cáo và truyền thông:
- Thiết kế ấn phẩm: Chi phí thiết kế và in ấn các ấn phẩm như thiệp mời, banner, poster, catalogue…
- Quảng cáo: Chi phí quảng cáo trên báo chí, truyền hình, mạng xã hội, radio…
- Truyền thông: Chi phí tổ chức họp báo, gửi thông cáo báo chí, PR…
4. Thiết bị:
- Thuê hoặc mua thiết bị: Chi phí thuê hoặc mua các thiết bị như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình, máy tính, máy in…
- Vận chuyển, lắp đặt: Chi phí vận chuyển và lắp đặt thiết bị.
5. Tiệc:
- Thực phẩm: Chi phí mua thực phẩm cho tiệc, bao gồm cả đồ ăn và đồ uống.
- Dụng cụ ăn uống: Chi phí thuê hoặc mua dụng cụ ăn uống, chén đĩa, ly tách…
- Phục vụ: Chi phí thuê nhân viên phục vụ.
6. Quà tặng:
- Quà tặng khách mời: Chi phí mua quà tặng cho khách mời.
- Quà tặng ban tổ chức: Chi phí mua quà tặng cho ban tổ chức.
7. Chi phí phát sinh:
- Chi phí không lường trước: Các chi phí phát sinh ngoài dự kiến như sửa chữa thiết bị, chi phí phát sinh do thời tiết…
Bảng dự trù kinh phí là gì?
Lợi ích của việc lập bảng dự trù kinh phí
Lập bảng dự trù kinh phí mang lại nhiều lợi ích cho việc tổ chức sự kiện, cụ thể như sau:
1. Quản lý chi tiêu hiệu quả:
- Kiểm soát chi tiêu từng hạng mục: Bảng dự trù giúp bạn theo dõi chi tiết từng khoản chi, từ lớn đến nhỏ, giúp bạn dễ dàng phát hiện những khoản chi tiêu không cần thiết hoặc vượt quá ngân sách.
- Ngăn ngừa chi phí phát sinh: Bằng cách dự trù trước các khoản chi phí có thể xảy ra, bạn sẽ giảm thiểu rủi ro phát sinh những khoản chi không mong muốn.
- Đảm bảo ngân sách: Bảng dự trù giúp bạn luôn nắm rõ tình hình tài chính của sự kiện, từ đó có thể điều chỉnh ngân sách kịp thời nếu cần.
2. Lên kế hoạch hiệu quả:
- Phân bổ ngân sách hợp lý: Dựa trên bảng dự trù, bạn có thể phân bổ ngân sách một cách hợp lý cho từng giai đoạn của sự kiện, đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng kế hoạch.
- Ưu tiên các hạng mục quan trọng: Bảng dự trù giúp bạn xác định được những hạng mục nào cần ưu tiên đầu tư để đạt được mục tiêu của sự kiện.
- Đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ: Với một kế hoạch chi tiết, bạn có thể chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh và đảm bảo sự kiện diễn ra đúng tiến độ.
3. Tránh lãng phí:
- Sử dụng ngân sách tối ưu: Bảng dự trù giúp bạn tận dụng tối đa nguồn ngân sách có hạn, tránh lãng phí vào những khoản chi không cần thiết.
- Đánh giá hiệu quả của từng khoản chi: Bằng cách so sánh chi phí thực tế với chi phí dự trù, bạn có thể đánh giá hiệu quả của từng khoản chi và rút ra kinh nghiệm cho các sự kiện sau.
- Tăng tính minh bạch: Bảng dự trù giúp tăng tính minh bạch trong quá trình sử dụng ngân sách, tạo sự tin tưởng cho các bên liên quan.
4. Các lợi ích khác:
- Tăng tính chuyên nghiệp: Một bảng dự trù chi tiết thể hiện sự chuyên nghiệp và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của ban tổ chức.
- Hỗ trợ đàm phán: Bảng dự trù giúp bạn có cơ sở để đàm phán với các nhà cung cấp dịch vụ, nhằm đạt được mức giá tốt nhất.
- Dễ dàng báo cáo: Bảng dự trù giúp bạn dễ dàng báo cáo kết quả tài chính của sự kiện cho các cấp quản lý.
Lợi ích của việc lập bảng dự trù kinh phí
Cách lập bảng dự trù kinh phí
Để lập bảng dự trù kinh phí hiệu quả, cần thực hiện theo các bước sau:
- Xác định mục tiêu của sự kiện: Mục tiêu của sự kiện sẽ giúp xác định các khoản chi tiêu cần thiết.
- Lập danh sách các hạng mục chi tiêu: Liệt kê tất cả các khoản chi tiêu dự kiến cho sự kiện, bao gồm các hạng mục chính và các hạng mục phụ.
- Ước tính chi phí cho từng hạng mục: Dựa trên thông tin thị trường và kinh nghiệm tổ chức sự kiện, ước tính chi phí cho từng hạng mục chi tiêu.
- Cộng tổng chi phí: Cộng tổng chi phí cho tất cả các hạng mục để xác định tổng kinh phí dự kiến cho sự kiện.
- Dự trù chi phí phát sinh: Dự trù thêm 10-15% tổng kinh phí dự kiến cho chi phí phát sinh.
- Cập nhật bảng dự trù kinh phí: Cập nhật bảng dự trù kinh phí thường xuyên trong quá trình chuẩn bị sự kiện.
Mẹo lập bảng dự trù kinh phí hiệu quả
Mẹo lập bảng dự trù kinh phí hiệu quả
Dưới đây là một số mẹo giúp lập bảng dự trù kinh phí hiệu quả:
1. Sử dụng phần mềm:
- Lựa chọn phần mềm phù hợp: Không chỉ đơn thuần là Excel, hiện nay có nhiều phần mềm chuyên dụng cho quản lý dự án, kế hoạch sự kiện với các tính năng như: tạo bảng tính tự động, tính toán chi phí, theo dõi tiến độ, chia sẻ thông tin…
- Tận dụng các công cụ hỗ trợ: Một số phần mềm có các công cụ hỗ trợ như biểu đồ, đồ thị giúp bạn trực quan hóa dữ liệu, dễ dàng so sánh và phân tích.
- Tích hợp với các hệ thống khác: Nếu bạn đang sử dụng các hệ thống quản lý khác như CRM, ERP, hãy tìm hiểu xem phần mềm lập bảng dự trù có khả năng tích hợp với chúng hay không để tăng hiệu quả làm việc.
2. Tham khảo ý kiến của các chuyên gia:
- Tìm kiếm chuyên gia phù hợp: Tìm những chuyên gia có kinh nghiệm tổ chức các loại sự kiện tương tự để được tư vấn cụ thể.
- Tham gia các diễn đàn, cộng đồng: Tham gia các diễn đàn, nhóm trên mạng xã hội để học hỏi kinh nghiệm từ những người khác.
- Tổ chức các buổi họp nhóm: Tổ chức các buổi họp nhóm để cùng nhau thảo luận và đưa ra quyết định.
3. Linh hoạt:
- Điều chỉnh kế hoạch: Hãy sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch khi có những thay đổi phát sinh.
- Dự phòng rủi ro: Luôn dành một khoản dự phòng để đối phó với những tình huống không lường trước.
- Đánh giá và rút kinh nghiệm: Sau khi sự kiện kết thúc, hãy đánh giá lại bảng dự trù và rút ra những bài học kinh nghiệm cho các sự kiện sau.
Kết luận
Bảng dự trù kinh phí là công cụ quan trọng giúp ban tổ chức quản lý chi tiêu hiệu quả và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Việc lập bảng dự trù kinh phí cần được thực hiện một cách cẩn thận và chi tiết, dựa trên mục tiêu, quy mô và tính chất của sự kiện.
Xem thêm: Dụng cụ tiệc sự kiện
———————–
CẢM ƠN BẠN ĐÃ XEM QUA BÀI VIẾT & LỰA CHỌN CHÚNG TÔI. CÙNG DÙNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP HÀNG ĐẦU TẠI TP HCM!
——————————
Văn phòng: 51 Đường số 1 (KDC Vĩnh Lộc), P. Bình Hưng Hoà B, Q. Bình Tân, TP.HCM
Kho thiết bị: 17 Đường số 2, P. Bình Hưng Hoà B, Q. Bình Tân, TP.HCM
Điện thoại: 0915.480.044 – 0903.880.994
Website: www.royevent.vn
Fanpage: RoyEvent5sao
